(1) Tutanak düzenleyenler tutanaklarla ilgili aşağıdaki yükümlülüklere uymak zorundadır. Buna göre:

a) Tutanaklara, mensubu olduğu kurumun veya birimin adı bulunan kaşe veya damgayı basmak veya bu kurumun veya birimin adını yazmak.

b) Tutanaklara, kendi adını, soyadını, görev unvanını ve sicil numarasını yazarak veya bu bilgilerin bulunduğu kaşe veya damgayı her nüshasına basarak imza etmek.

c) Tutanakları, tebliğ yerine geçmek üzere, hakkında işlem yapılana veya temsilcisine imza ettirmek ve bir nüshasını vermek.

ç) Tutulan tutanaklarda, tutanak tutulan yer, tarih, saat ve dakikayı belirtmek.

d) Tutanakları imza etmekten kaçınanlar için “imza etmedi” kaydı koymak.

e) Zorunlu hallerde sorumlular için “gıyabında” yazarak kayıt koymak.

f) Tutanakların birer örneğini, tutanağın düzenlendiği tarihten itibaren en geç 30 takvim günü içerisinde Bakanlığa göndermek.

(2) Fiziki ortamda basılmış olan idari para cezası ve/veya ihlal tespit tutanakları, 66 ncı maddede belirtilen kişilere bir tutanakla teslim edilir ve bu kişilerden yine bir tutanakla teslim alınır ve kontrolü yapılarak muhafaza edilir.

(3) Bakanlığa gönderilen tutanak nüshaları, Bakanlığın ilgili birimi tarafından incelenir, değerlendirilir ve tutanak seri/sıra numarasına göre muhafaza edilir. Tutanak serilerinde eksiklik bulunan nüshalar hakkında, ilgili birim nezdinde inceleme ve araştırma yapılır. Eksik olan nüshalara ilişkin kusuru bulunan personel hakkında, kurumları nezdinde gerekli idari işlemler yapılır.

(4) Kanun ve bu Yönetmeliğe göre tespit edilen kusur ve/veya ihlallere ilişkin gereken yaptırımın yapılmadığının veya eksik yapıldığının Bakanlıkça tespiti halinde, İdari Para Cezalarına ilişkin hususlarda 30/3/2005 tarihli ve 5326 sayılı Kabahatler Kanununda öngörülen hükümler saklı kalmak kaydıyla, tespitin durumuna göre İdari Para Cezası veya İhlal Tespit Tutanağı gıyaben düzenlenir/düzenlettirilir.